Hệ thống thiết kế đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của chúng ta, đến mức sự phát triển và trưởng thành thành công của hệ thống thiết kế có thể tạo nên hoặc phá vỡ một sản phẩm hoặc dự án. Các token, thành phần và tổ chức tốt thôi là chưa đủ - thường thì văn hóa và sự quản lý sẽ tạo ra một hệ thống bền vững và được áp dụng rộng rãi. Có thể khó để xác định nơi đầu tư thời gian và sự chú ý của chúng ta. Làm cách nào để chúng tôi xây dựng và duy trì các hệ thống thiết kế hỗ trợ nhóm của mình, nâng cao công việc và cùng chúng tôi phát triển?
Trích đoạn: Văn hóa hệ thống thiết kế Văn hóa là một điều buồn cười. Tất cả chúng ta đều có trực giác về tầm quan trọng của nó—ít nhất chúng ta biết mình muốn làm việc trong một nền văn hóa tuyệt vời và tránh những nền văn hóa độc hại. Nhưng văn hóa nổi tiếng là khó định nghĩa và việc thay đổi nó có thể giống như một phép màu hơn là thực tế. Văn hóa công ty có thể truyền cảm hứng cho một số người và nhàm chán cho những người khác, là nơi phát triển cho một số người và ngột ngạt cho những người khác. Thêm vào sắc thái, công ty của bạn không chỉ có một nền văn hóa nói chung mà còn có nhiều nền văn hóa phụ. Bởi văn hóa không phải do một cá nhân nào tạo ra. Văn hóa là điều gì đó xảy ra khi cùng một nhóm người tụ tập lại với nhau nhiều lần theo thời gian. Vì vậy, khi một công ty phát triển, bổ sung thêm hệ thống phân cấp và cơ cấu, các nhóm được thành lập dựa trên các mục tiêu, sản phẩm, tính năng, nguyên tắc cụ thể, v.v., tất cả đều phát triển văn hóa nhóm của riêng họ. Bạn có thể có một nền văn hóa thiết kế. Bạn có thể có một tiểu văn hóa sở hữu sản phẩm. Bạn thậm chí có thể hình thành một nền văn hóa nhóm xung quanh những người nhận cuộc gọi Zoom vào bữa trưa thứ Ba hàng tuần để đan lát và trò chuyện. Hầu hết các tổ chức có quy mô lớn đều có hàng trăm nhóm văn hóa trở lên. Nó phức tạp, nhiều sắc thái và vô cùng quan trọng. Khi một cá nhân đang gặp khó khăn với cách quản lý của họ, một nền văn hóa cho phép họ đưa ra phản hồi xác thực cho sếp, trong khi một nền văn hóa khác khiến họ tìm kiếm một công việc mới. Khi một công ty cung cấp bữa trưa miễn phí vào thứ Sáu, một nền văn hóa sẽ tạo ra cảm giác biết ơn vì lợi ích này; một điều khác khiến bạn cảm thấy như bữa trưa miễn phí này đi kèm với kỳ vọng rằng bạn không bao giờ có thể nghỉ làm. Một nền văn hóa ưu tiên kết quả tài chính hơn là những tương tác mang tính tôn trọng. Một nền văn hóa khuyến khích sự cạnh tranh giữa các nhóm, trong khi một nền văn hóa khác nhấn mạnh sự hợp tác với đồng nghiệp. Tại sao là Văn hóa? Vào đầu năm 2021, công ty của tôi được yêu cầu hỗ trợ một tổ chức lớn lập kế hoạch, thiết kế và xây dựng hệ thống thiết kế cùng với sản phẩm khả thi tối thiểu của một ý tưởng sản phẩm mới. Đây là loại công việc mà chúng tôi thực sự yêu thích nên nhóm rất hào hứng tham gia. Với tư cách là tác giả của một cuốn sách về hệ thống thiết kế, tôi không muốn gì hơn ngoài việc kể cho bạn nghe sự tham gia này đã diễn ra tuyệt vời như thế nào. Thay vào đó, đó là một cuộc đấu tranh to lớn. Mặc dù trên giấy tờ thì đây là loại công việc hoàn hảo đối với nhóm của tôi và tôi, nhưng chúng tôi đã phải đưa ra quyết định khó khăn là rời bỏ khách hàng của mình vào cuối năm đó. Không phải vì chúng tôi không thể làm việc. Không phải vì bất kỳ thách thức kỹ thuật hoặc lo ngại về ngân sách. Lý do chúng tôi đưa ra là “không tương thích về văn hóa”. Trong gần hai mươi năm điều hành công việc kinh doanh của riêng mình, điều này chưa bao giờ xảy ra với tôi. Suy cho cùng, khách hàng đến với chúng tôi không phải vì họ đã hiểu rõ mọi thứ - họ đến vì biết rằng họ cần được giúp đỡ. Nếu chúng tôi không thể hướng dẫn họ vượt qua một mùa giải khó khăn thì tại sao chúng tôi lại tồn tại!? Không cần phải nói, nó không phù hợp với tôi. Vì vậy, sau khi theo đuổi một vài sợi dây sợ hãi vô ích mà chúng tôi không thể cắt đứt được, tôi đã dành cả năm tiếp theo để đào sâu nghiên cứu về văn hóa tổ chức. Phần tiếp theo này là bản tóm tắt những gì tôi đã học được trong năm đó và cách tôi áp dụng nó kể từ đó. Để bắt đầu, chúng ta hãy tìm cách hiểu chung về văn hóa là gì. Văn hóa là gì? Trong vài thập kỷ qua, người ta đã nói rất nhiều về văn hóa nơi làm việc. Từ việc hiểu lý do tại sao nó quan trọng và nó tác động như thế nào đến cách chúng ta lãnh đạo cho đến việc đưa ra các phương pháp để thay đổi nó. Tôi đã tìm thấy giá trị to lớn trong nghiên cứu và bài viết của Edgar Schein, một nhà tâm lý học và lý thuyết kinh doanh. Schein đưa ra một mô hình đơn giản để giải thích văn hóa là gì, chia nó thành ba cấp độ:
Hiện vật Hiện vật là cấp độ cao nhất trong mô hình của Schein. Đây là những điều mọi người nghĩ đến khi bạn nói “văn hóa” - những đặc quyền hữu hình mà một công ty đưa ra. Tôi đã từng làm việc ở một nơi mà chúng tôi có thể tốn kém chi phí để mang bánh rán cho cả nhóm. Một công việc khác là tôi đã cung cấp một bàn đá bóng. Một công ty khuyến khích chúng tôi nấu bữa trưa cùng nhau mỗi tuần. Những thứ này, cùng vớiquà tặng của công ty, kênh trong Slack nơi bạn có thể khoe khoang về các đồng nghiệp của mình và buổi nghỉ dưỡng của công ty đều là những “hiện vật” của văn hóa công ty bạn. Các giá trị và niềm tin được tán thành Lớp tiếp theo ở dưới được gọi là “các giá trị và niềm tin được tán thành”. Đây là điều mà những người trong nền văn hóa nói rằng họ tin tưởng. Đó là danh sách các giá trị, tuyên bố sứ mệnh, tầm nhìn. Đó là nội dung trên trang web và được dán trên tường. Đó là điều bạn mong đợi nhận được khi nhận việc vì đó là cách mọi người trả lời tất cả các câu hỏi của bạn trong suốt quá trình phỏng vấn. Các giả định cơ bản cơ bản Lớp sâu nhất được gọi là “các giả định cơ bản cơ bản”. Đây là điều mà mọi người trong tổ chức thực sự tin tưởng. Đó là cách ứng xử của lãnh đạo và nhân viên, nổi bật nhất là trước một quyết định khó khăn. Lớp này là gốc rễ của văn hóa của bạn. Và bất kể bạn thể hiện điều gì (đồ tạo tác), bất kể bạn nói gì (niềm tin được tán thành), những điều bạn tin tưởng (các giả định cơ bản) cuối cùng sẽ lộ ra. Nó bắt đầu ở phía dưới Là một nhân viên, bạn sẽ trải nghiệm những điều này từ trên xuống. Vào ngày đầu tiên, bạn quan sát những gì đang xảy ra xung quanh mình - bạn thấy những tạo tác của nền văn hóa. Cuối cùng, bạn sẽ quen được một vài người. Khi bạn trò chuyện ngày càng nhiều với họ, bạn sẽ bắt đầu nghe thấy cách họ nói về văn hóa - niềm tin mà họ tán thành. Tại một thời điểm nào đó, những người thuộc nền văn hóa của bạn sẽ phải đối mặt với một số tình huống khó khăn. Đây là nơi cao su gặp mặt đường và là lúc bạn sẽ tìm hiểu những giả định cơ bản cơ bản của những cá nhân đó là gì. Các tổ chức không lành mạnh không có quy trình để tìm hiểu và đánh giá những giả định cơ bản đó. Các tổ chức lành mạnh biết rằng văn hóa bắt đầu từ những giả định cơ bản cơ bản của mỗi cá nhân trong công ty. Các tổ chức không lành mạnh cố gắng tạo ra văn hóa bằng các đặc quyền và tuyên bố sứ mệnh. Các tổ chức lành mạnh cho phép hai lớp trên cùng nổi lên một cách tự nhiên từ lớp dưới cùng. Khi các giả định cơ bản cơ bản không phù hợp với niềm tin và các tạo tác được tán thành, thì sự mất kết nối sẽ rất mạnh mẽ. Thường rất khó để nói rõ vấn đề nhưng mọi người sẽ cảm nhận được điều đó. Đây là công ty có giá trị cốt lõi là “gia đình là trên hết”, yêu cầu bạn phải đi du lịch mọi lúc mà không nhận thức được tác động của nó đối với gia đình thực sự của mình. Niềm tin tán thành ưu tiên gia đình không được hỗ trợ tích cực trong các quyết định được đưa ra. Điểm mạnh và điểm yếu Trong tiềm thức, tất cả chúng ta đều biết những điều này và điều đó được phản ánh qua ngôn ngữ chúng ta sử dụng khi nói về văn hóa của một tổ chức. Chúng ta có xu hướng sử dụng từ “mạnh” và “yếu” để mô tả văn hóa. Bạn có thể nói, “Công ty đó có một nền văn hóa mạnh mẽ.” Tuyên bố này là một dấu hiệu cho thấy các lớp được liên kết với nhau và điều đó có nghĩa là bản thân văn hóa đóng vai trò như một cách đưa ra các quyết định. Nếu tất cả chúng ta đều có những giá trị chung, chúng ta có thể tin tưởng vào khả năng của nhau trong việc đưa ra những quyết định phù hợp với những giá trị đó. Ngược lại, một tổ chức có nền văn hóa yếu kém sẽ thiếu sự liên kết giữa những điều họ nói và những quyết định họ đưa ra. Những nền văn hóa này thường liên tục bổ sung các chính sách và thủ tục để giám sát hành vi của các cá nhân. Trong trường hợp này, nền văn hóa yếu kém vì nó không đưa ra sự hướng dẫn hữu cơ như một nền văn hóa mạnh hơn - sự sai lệch có nghĩa là những điều chúng ta chọn làm khác với những điều chúng ta nói. Nói như vậy không có nghĩa là các chính sách và thủ tục là xấu. Khi các công ty phát triển, cần phải ghi lại những kỳ vọng của mọi người. Bản chất chủ động của một nền văn hóa mạnh có nghĩa là những tài liệu này thường là sự chính thức hóa những gì đã xuất hiện một cách hữu cơ, trong khi một nền văn hóa yếu phản ứng với các tình huống tiêu cực với hy vọng ngăn chặn điều xấu xảy ra lần nữa. Ghi chú của biên tập viên Bạn có thích những gì bạn đã đọc cho đến nay? Đây chỉ là một đoạn trích trong cuốn sách sắp ra mắt của Ben, Hệ thống thiết kế trưởng thành, trong đó anh khám phá cấu trúc của một hệ thống thiết kế, giải thích cách văn hóa định hình kết quả và chia sẻ hướng dẫn thực tế cho những thách thức ở từng giai đoạn - từ xây dựng phiên bản 1 và phát triển việc áp dụng lành mạnh đến điều hướng “những năm thiếu niên” và cuối cùng là vận hành một hệ thống ổn định, có ảnh hưởng. Mục lục
Bối cảnhGiới thiệu về bối cảnh của các hệ thống thiết kế, hiểu rõ chúng tồn tại ở đâu trong tổ chức của bạn, điều gì nuôi dưỡng chúng và liệu bạn có nên xây dựng một hệ thống hay không. Văn hóa hệ thống thiết kế Đi sâu tìm hiểu văn hóa là gì, tại sao điều quan trọng là các nhóm hệ thống thiết kế phải hiểu vànó mở ra khả năng mang lại giá trị thực cho bạn như thế nào. Giải phẫu của một hệ thống thiết kế Việc khám phá các lớp và bộ phận tạo nên một hệ thống thiết kế dựa trên việc đánh giá hàng trăm hệ thống thiết kế trong nhiều năm. Sự trưởng thành Cái nhìn tổng thể về mô hình trưởng thành của hệ thống thiết kế bao gồm bốn giai đoạn trưởng thành, câu chuyện nguồn gốc, khuôn khổ để trưởng thành theo cách lành mạnh và khuôn khổ để tạo ra sự ổn định của hệ thống thiết kế. Giai đoạn 1, Phiên bản xây dựng OneA đi sâu vào ý nghĩa của giai đoạn 1 trong quá trình trưởng thành hệ thống thiết kế và một số mô hình tư duy giúp bạn tập trung vào những điều đúng đắn trong giai đoạn đầu này. Giai đoạn 2, Tăng cường áp dụngMở giai đoạn 2 của mô hình trưởng thành của hệ thống thiết kế và đi sâu vào quá trình áp dụng: mở rộng quan điểm của bạn về việc áp dụng, đường cong áp dụng và cách tạo ra sự áp dụng bền vững. Giai đoạn 3, Sống sót qua những năm thiếu niên Hiểu các mối quan tâm liên quan đến giai đoạn 3 của mô hình trưởng thành hệ thống thiết kế và cách giải quyết những thách thức mang nhiều sắc thái hơn đi kèm với mức độ trưởng thành này. Giai đoạn 4, Phát triển một chương trình lành mạnh Khám phá ý nghĩa của việc ở giai đoạn 4 của mô hình trưởng thành hệ thống thiết kế, khi bạn đã trở thành một nhà lãnh đạo có ảnh hưởng trong mắt những người còn lại trong tổ chức của mình.
Về tác giả
Ben Callahan là tác giả, nhà nghiên cứu hệ thống thiết kế, huấn luyện viên và diễn giả. Ông thành lập Redwoods, một cộng đồng hệ thống thiết kế và The Ask, một diễn đàn hàng tuần về học tập hợp tác. Với tư cách là đối tác sáng lập tại Sparkbox, anh giúp các tổ chức đưa văn hóa lấy con người làm trung tâm vào hệ thống thiết kế của họ. Công việc của ông là cầu nối giữa con người và hệ thống, nhấn mạnh đến sự phát triển bền vững, sự liên kết nhóm và tác động có ý nghĩa trong công nghệ. Anh tin rằng mọi tương tác đều là cơ hội để học hỏi.
Lời chứng thực của người đánh giá "Cuốn sách này là một kế hoạch chi tiết rõ ràng và sâu sắc để hoàn thiện các hệ thống thiết kế trên quy mô lớn. Đối với các nhóm được hỗ trợ tốt, nó đưa ra chiến lược và sự rõ ràng dựa trên các ví dụ thực tế. Đối với các nhóm nhỏ hơn như của tôi, cuốn sách đóng vai trò như một Sao Bắc Đẩu giúp bạn ủng hộ công việc và tìm ra giải pháp phù hợp với sự trưởng thành của nhóm bạn. Tôi đặc biệt giới thiệu cuốn sách này cho bất kỳ ai đang xây dựng hệ thống thiết kế."- Lenora Porter, Nhà thiết kế Sản phẩm
"Ben rút ra các mối liên hệ giữa quy trình, sự cộng tác và bản sắc theo những cách vừa trực quan vừa thú vị. Nhiều cuốn sách về hệ thống thiết kế đề cập đến chiến thuật và kỹ thuật một cách thoải mái, nhưng cuốn sách này vượt xa cách thức và lý do — mời người đọc suy ngẫm về vai trò của họ không chỉ với tư cách là chủ sở hữu sản phẩm, nhà thiết kế hay kỹ sư mà còn là người quản lý sự hiểu biết chung trong các tổ chức phức tạp. Cuốn sách này không đưa ra các giải pháp cứng nhắc. Thay vào đó, nó khuyến khích sự tự tìm hiểu và liên kết, yêu cầu người đọc xem xét cách họ có thể mang chủ ý, sự đồng cảm và khả năng phục hồi vào hệ thống của họ chạm.”- Tarunya Varma, Giám đốc thiết kế sản phẩm, Tide
""Hệ thống thiết kế trưởng thành" của Ben Callahan giải thích những khó khăn mà nhiều người trong chúng ta cảm thấy nhưng không thể giải thích rõ ràng. Nó giải thích những ảnh hưởng tiềm ẩn của văn hóa, thiết lập và lãnh đạo, cung cấp cho bạn sự rõ ràng, công cụ và khuôn khổ để điều chỉnh hướng đi và đưa hệ thống của bạn hoạt động về phía trước, cho dù bạn đang điều hướng một công ty khởi nghiệp đang phát triển hay một doanh nghiệp mở rộng quy mô. "- Ness Grixti, Trưởng nhóm thiết kế, Wise và Tác giả của cuốn "Hướng dẫn thực hành về thiết kế các thành phần hệ thống"
Đừng bỏ lỡ! Qua nhiều năm phỏng vấn, huấn luyện và tư vấn, Ben đã khám phá ra một mô hình cho thấy hệ thống thiết kế trưởng thành như thế nào. Hiểu cách các hệ thống có xu hướng hoàn thiện cho phép bạn tạo một chương trình bền vững xung quanh hệ thống thiết kế của mình - một chương trình thừa nhận khía cạnh con người và quản lý thay đổi của công việc này, không chỉ về mặt kỹ thuật và sáng tạo. Cuốn sách này sẽ là nguồn tài nguyên quý giá cho bất kỳ ai làm việc với các hệ thống thiết kế! Truyền bá Đăng ký nhận bản tin Smashing của chúng tôi và trở thành một trong những người đầu tiên biết khi nào Hệ thống thiết kế trưởng thành có sẵn để đặt hàng trước. Chúng tôi rất nóng lòng được chia sẻ cuốn sách này với bạn!
